Een succesvolle en zinvolle zakelijke bijeenkomst of evenement wordt mogelijk gemaakt door een uitgebreide voorbereiding. De locatie, de te gebruiken apparatuur, de beschikbaarheid van uw motiverende spreker en het aantal aanwezigen zijn slechts enkele aspecten waarmee u rekening moet houden bij het organiseren van het evenement. Hoewel het een behoorlijke uitdaging kan zijn om een zakelijke bijeenkomst te plannen en het succes ervan te verzekeren, kunnen de volgende tips u bij deze taak begeleiden.
1. Check de beschikbaarheid van je Keynote spreker
Voordat u aan de slag gaat met een spreker inhuren moet u realiseren dat sommige van de beste motivationele sprekers een aantal maanden tot jaren van tevoren boeken. Controleer daarom eerst de beschikbaarheid van uw luidspreker voor de door u gekozen datum en locatie van het evenement om gedoe onderweg te voorkomen. Zelfs als u de beste locatie hebt geselecteerd, is het evenement immers nooit compleet zonder uw luidspreker.
2. Heb een volledig begrip van de locatie die u voor het evenement wilt boeken
Zorg ervoor dat u de evenementenlocatie en de grootte van de kamer controleert. Gezien het aantal aanwezigen, moet de ruimte groot genoeg zijn om iedereen te huisvesten. Bovendien moet u op de hoogte zijn van de diensten en voorzieningen die door de faciliteit worden aangeboden. Audio- en video-apparatuur, evenals whiteboards en andere essentiële items die u nodig heeft voor de vergadering moeten rekening worden gehouden bij het boeken van de plaats voor uw vergadering.
3. Bepaal de doelstellingen van de vergadering en zorg ervoor dat deze duidelijk zijn voor uw aanwezigen
Voordat u een keynote-spreker uitnodigt voor uw zakelijke bijeenkomst, moet u ervoor zorgen dat de persoon die u wilt inhuren, een expert is in het onderwerp dat tijdens het evenement wordt besproken. Het belangrijkste doel van een vergadering is immers het bevorderen van een diepgaand begrip van een specifiek onderwerp, wat alleen een zeer bekwame spreker op het gebied van motivatie kan vergemakkelijken. Bovendien moet u uw aanwezigen informeren over het onderwerp of de doelstellingen van de vergadering, zodat ze dienovereenkomstig worden begeleid en weten wat ze ervan kunnen verwachten.