De meeste mensen zien een vergadering enkel als noodzakelijk kwaad. Het is niet je grootste hobby, maar het is soms wel nodig om ideeën op te doen en alle neuzen dezelfde richting op te laten wijzen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Nog veel te vaak loopt een vergadering op niets uit. Duurt deze eigenlijk alleen maar heel erg lang en is het resultaat bedroevend te noemen. Wil jij voorkomen dat jouw medewerkers voortaan enkel hun tijd uitzitten tijdens een vergadering? En wil je echt effectief aan de slag gaan? Hieronder volgen enkele tips om de vergadering interessanter te maken én effectiever te laten verlopen.
De juiste omgeving
Het begint allemaal bij de juiste omgeving. Hierbij denken we niet alleen aan de locatie, maar ook aan het kantoor meubilair. Vergaderen kan flink wat tijd in beslag nemen. Dan wil je natuurlijk voorkomen dat medewerkers afgeleid raken doordat ze niet lekker zitten. De meeste grote bedrijven kiezen er dan ook voor om een aparte vergaderruimte te creëren. Eentje die van alle gemakken is voorzien. Hierbij moeten alle faciliteiten aanwezig zijn om effectief te kunnen vergaderen.
Wil jij een eigen vergaderruimte inrichten? Bedenk dan van tevoren goed welke dingen essentieel zijn. Allereerst natuurlijk een fijne tafel. Meestal wordt gekozen voor een ronde tafel, zodat alle deelnemers elkaar aan kunnen kijken tijdens het vergaderen. Zo voorkom je dat de helft afdwaalt en zal er beter geparticipeerd worden. Daarnaast natuurlijk ook fijne stoelen. Stoelen die een actieve zit- en werkhouding stimuleren en tegelijkertijd voldoende comfort bieden. Daarnaast zijn er nog een aantal externe zaken om rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan voldoende stopcontacten, zodat opladers aangesloten kunnen worden.
Vergader niet te lang
Ken je dat? Van die ellenlange vergaderingen die uiteindelijk weinig resultaat hebben gehad? Dit zijn misschien wel de ergste vergaderingen waar je aan deel kunt nemen. Het voelt heel uitzichtloos om hierbij te zitten. Zeker als niemand het met elkaar eens lijkt te worden of als er helemaal geen ideeën worden geopperd. Daarom is het belangrijk om de duur van de vergadering van tevoren vast te stellen. Vergader nooit te lang en neem voldoende pauzes. Uren achtereen vergaderen zorgt er alleen maar voor dat de hersenen niet meer op volledig niveau functioneren en mensen veel minder productief zullen zijn. Als van tevoren een tijd is afgesproken, zal er over het algemeen sneller gereageerd worden en zullen er ook eerder knopen worden doorgehakt. Daarnaast verlies je zo ook minder snel de aandacht.
Zorgvuldige selectie van deelnemers
Het is belangrijk dat enkel de mensen aanwezig zijn die ook daadwerkelijk iets met het onderwerp te maken hebben. Natuurlijk wil je graag iedereen betrekken, maar dat is lang niet altijd nodig. Meestal is het veel effectiever om met een kleinere groep te vergaderen. Kies de deelnemers dus zorgvuldig uit en stel ze van tevoren ook op de hoogte van het onderwerp van de vergadering. Zo kunnen zij alvast de nodige voorbereidingen treffen en zal de vergadering soepeler verlopen.
